Skip to content

Lean HR การเพิ่มผลผลิตและลดความสูญเปล่า (Waste) ในงาน HR

Lean เป็นแนวทางการบริหารและการจัดการเพื่อเพิ่มผลผลิตขององค์กรโดยการลด Waste หรือลดความสูญเปล่าที่ไม่ได้สร้างคุณค่าให้กับลูกค้าหรือไม่ได้สร้างคุณค่าให้กับองค์กรให้หมดไป

 Waste คือกิจกรรมหรือขั้นตอนการทำงานที่ใช้ทรัพยากรของหน่วยงานแต่ไม่ได้สร้างคุณค่าใดๆให้กับองค์กรหรือให้กับลูกค้า Waste มีด้วยกัน 8 เรื่อง คือ

  1. Overproduction : ผลิตหรือทำออกมามากเกินความต้องการของลูกค้า HR ต้องไปสำรวจดูว่า Report อะไรที่ทำออกมาแล้ว ลูกค้าไม่มีความจำเป็นต้องใช้ หรือขั้นตอนการทำงานอะไรที่สามารถยกเลิกได้ เพื่อลดขั้นตอน ให้การบริการรวดเร็วมากยิ่งขึ้น หรือกระบวนการขั้นตอนในการรับคนมีหลายขั้นตอนมากเกิน จนทำให้ขาดโอกาสรับผู้สมัครงานดีๆไป หรือเอกสารอบรมที่แจกเป็นกระดาษ ซึ่งไม่จำเป็นแล้วในยุคนี้ หรือรายงานการอบรมที่มีจำนวนหน้าต้องเขียนมากเกินไป ใบเสนอปรับระดับที่ต้องเขียน detail มากเกิน สวัสดิการบางตัวที่ออกระเบียบมาแล้วไม่มีพนักงานใช้ หรือใช้น้อยมาก ก็ไม่ดี
  2. Inventory : เก็บมากจนเกินไป HR ต้องไปสำรวจดูว่า HR มี stock อะไรเก็บไว้เกินบ้าง เวลาผ่านไป 2-3 เดือนไม่เคยหยิบออกมาใช้เลย เช่น uniform พนักงาน แบบฟอร์มที่เป็น manual ต่างๆ หรือหนังสือ วารสาร ที่พิมพ์ออกมาแล้วเก็บ stock ไว้เยอะเกิน เอกสารประวัติพนักงานที่เป็นกระดาษ หรือประวัติผู้สมัครงานที่เป็นกระดาษ จนล้นตู้เอกสาร พัสดุภัณฑ์เครื่องเขียนที่เก็บไว้นานและไม่มีการเบิกใช้เลย เป็นต้น
  3. Waiting : การรอคอยเพื่อตัดสินใจ การรอคอยเพื่อแก้ปัญหา การรอคอยเพื่อรับบริการ HR ต้องไปสำรวจดูและหาทางลดการรอคอย เช่น ลดเวลาการตรวจสอบ background ของผู้สมัคร ใช้เวลาในการตอบคำถามที่พนักงานสอบถามมาในเรื่องทั่วไปๆนานมาก ใช้ chatbot แทนได้หรือไม่ การทำ Q&A ลง Website ภายในได้หรือไม่ เพื่อให้พนักงานเรียกดูได้ทุกที่ทุกเวลา
  4. Underutilize People : ไม่สามารถใช้ Skill และศักยภาพของพนักงานได้เต็มที่ อันนี้เป็นงานของ HR ที่ต้องทำร่วมกับ Line Manager ต้องหาวิธีการพัฒนาพนักงานและกระตุ้น Motivation พนักงานให้สอดคล้องกับทิศทางและกลยุทธ์ขององค์กร
  5. Motion : การเคลื่อนไหวของพนักงานในที่ทำงาน ที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการสร้างประสิทธิภาพในการทำงาน HR ต้องสำรวจพื้นที่ทำงาน การจัดเก็บเอกสาร ตู้เอกสาร การนั่งทำงานของหน่วยงาน HR เอง อะไรบ้างที่ทำให้เสียเวลาและไม่สะดวก รวมทั้งพื้นที่ให้บริการต้อนรับพนักงานที่ไม่เหมาะสม หน้าที่ของ HR คือการบริการพนักงาน สร้างสัมพันธ์ภาพที่ดีกับพนักงาน
  6. Transportation : การเคลื่อนย้ายของวัตถุดิบและข้อมูลข่าวสารม  HR ต้องไปดูเรื่องการจัดส่งเอกสารภายใน ภายนอก การจัดบูธเวลาออกงาน Job Fair หรือการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์ต่างๆเวลาจัดกิจกรรมพนักงาน เป็นอย่างไรบ้าง มี waste ที่ทำให้เสียเวลาตรงไหนบ้าง
  7. Defects : ของเสียหรือการทำงานที่ผิดพลาดอยู่ตลอด ซึ่งลูกค้า complain  HR ต้องไปดูรายงานการออกจากงาน ศึกษาหาสาเหตุโดยเฉพาะกลุ่มคนที่เป็น Talent ขององค์กร ทำอย่างไรจะลด Defects ได้ หรือข้อมูลที่ส่งให้ฝ่ายจัดการพิจารณา จะทำให้เป็น system หรือใช้ software แทนได้หรือไม่ เพื่อป้องกันความผิดพลาดจากผู้รวบรวมข้อมูล ดึงข้อมูลจาก computer มาเลยได้หรือไม่ ให้ทำเป็น Auto report เลย
  8. Extra Processing : ขั้นตอนที่ใช้เวลาทำนานเกินกว่าที่ควรเป็นและไม่สร้างคุณค่าให้กับลูกค้า HR ต้องไปสำรวจดูขั้นตอนไหนที่พนักงานผู้รับบริการบ่นและใช้เวลานานในการ Service  เช่น การอนุมัติเข้าอบรม การเบิกค่าใช้จ่ายด้านสวัดิการ การหาคนเข้าทำงาน การสร้างหลักสูตรฝึกอบรม การใช้ Software ของ HR ที่ยุ่งยากซับซ้อน ไม่ user friendly เลย

สรุป HR สามารถนำ Lean มาปรับใช้กับการทำงานได้ เพื่อหาทางลด Cost ลด waste ในงานของ HR โดยไม่ได้ลด Benefit หรือลดสวัสดิการของพนักงาน หรือลดคุณภาพการให้บริการแก่พนักงานลง สิ่งที่ท้าทายคือการปรับปรุงวิธีการทำงานและการลด waste ของหน่วยงาน HR ทำให้หน่วยงาน HR มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และเป็นหน่วยงานต้นแบบ Role model ขององค์กร

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *