นอกจากงานที่จะต้องบริหารจัดการในหน่วยงาน บริหารลูกน้องแล้ว หัวหน้างานต้องรู้จักการบริหารเวลาด้วย
สิ่งแรกต้องพิจารณาความสำคัญและความเร่งด่วน พิจารณาจากตารางจะเห็นว่างานที่ต้องลงมือทำทันทีคืองานที่มีความสำคัญและความเร่งด่วน เช่น ต้องจัดทำรายงานสรุปให้เสร็จภายในสิ้นเดือนนี้ การเสียภาษีประจำปี เป็นต้น งานที่รองลงไปคืองานที่มีความสำคัญแต่ไม่เร่งเด่วน ท่านต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับสอง ท่านต้องลงมือทำ เช่น การพัฒนาความรู้ให้แก่ตัวเองที่จำเป็นต่อการทำงาน การวางแผนหลังเกษียณอายุ การคิดแผนงานใหม่สำหรับหน่วยงานท่าน การแก้ปัญหาในงานที่ไม่บรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ สำหรับงานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน อันนี้ให้เป็นอันดับ 3 ก็ควรลงมือทำ แต่ถ้าปฏิเสธได้ก็ควรปฏิเสธ แค่พูดคำว่าไม่ ก็ช่วยได้เยอะเลย หรือมอบหมายงานเหล่านี้ไปให้ลูกน้องเป็นคนทำแทน งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน อันนี้เป็นอันดับ 4 ตัวท่านก็ไม่ควรทำ ควรมอบหมายงานให้ลูกน้องทำแทน หรือปฏิเสธไป เช่น การดูหนังดูโทรทัศน์ หากได้ประโยชน์ก็ควรทำ หากไม่ได้ประโยชน์กับตัวท่านควรหากิจกรรมอื่นทำแทนจะดีกว่า ควรเอาเวลาไปทุ่มให้กับงานประเภทที่ 1 และ 2 จะดีกว่า
ตัวอย่างเทคนิคการบริหารเวลา
- ไม่ทำหลายสิ่งหลายอย่าง จนกว่าจะใส่มันในรายการสิ่งที่ท่านต้องทำ to do list ของแต่ละวัน
- จัดลำดับความสำคัญของงาน และทำสิ่งที่ต้องทำเป็นลำดับแรก
- แยกแยะระหว่างประเด็นในระยะสั้นและประเด็นในระยะยาว
- โดยแยกรายการประเด็นในระยะสั้นและทำเมื่อมีเวลาไม่มากและไม่ต่อเนื่อง แบ่งประเด็นระยะยาวเป็นส่วน ๆ และทำเมื่อมีเวลาที่จะไม่ถูกขัดจังหวะ
- ต้องมีการมอบหมายงานให้ลูกน้องทำ
- รู้จักใช้คำว่า”ไม่” อย่างเหมาะสมสำหรับงานนอกเหนือแผน
- หลีกเลี่ยงการเป็นคนผลัดวันประกันพรุ่ง
- มีความสามารถในการการจัดการกับการขัดจังหวะ
ผู้บริหารที่ไม่มีเวลา เป็นผู้บริหารที่มักจะใช้เวลาการทำงานส่วนใหญ่เกี่ยวกับการประชุม การโต้ตอบ Mail การพูดคุยกับลูกน้องหรือเพื่อนร่วมงาน การอภิปรายปัญหาในการทำงาน การปฏิบัติงานด่วนที่ไม่ได้อยู่ในแผน จะมีการใช้โทรศัพท์ติดต่องานน้อยมากและงานอื่นๆหมายถึงงานที่คั่งค้างอยู่
ผู้บริหารที่มีเวลา เป็นผู้บริหารที่มักจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในการวางแผนการประชุม เพื่อให้การประชุมเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด รองลงมาคือการใช้โทรศัพท์ติดต่องาน การวางแผนมอบหมายงานให้ผู้อื่นปฏิบัติ การแก้ปัญหาในการทำงานและการอ่านหนังสือ เอกสารวิชาการต่างๆ เพื่อเพิ่มพูนความรู้อยู่เสมอ เวลาที่เหลืออีกส่วนหนึ่งสำหรับคิดในเรื่องต่างๆเกี่ยวกับงาน
สรุปการบริหารเวลาต้องดำเนินการตามลำดับ 3 ขั้นตอนคือ
1. การกำหนดความสำคัญ set priorities ถ้ามีความสำคัญมาก ต้องทำก่อน
2. การวางแผน ภายหลังจากการพิจารณาความสำคัญของงานแล้ว หัวหน้างานต้องวางแผนที่จะปฏิบัติตามงานหรือกิจกรรมนั้น
3. การปฏิบัติตามตารางที่กำหนด to do list หัวหน้างานต้องรู้จักใช้คำว่า “ไม่” หรือปฏิเสธงานเฉพาะหน้าที่ไม่มีความจำเป็น เร่งด่วน