หัวหน้างานจำเป็นต้องจัดเตรียมการประชุมให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้ คือ
- วัตถุประสงค์ของการประชุมคืออะไร
- ใครต้องเข้าร่วมประชุมบ้าง
- ประชุมเมื่อใด ที่ไหน เวลาใด จึงจะเหมาะสม
- จำเป็นต้องมีการพูดคุย นอกรอบเป็นการส่วนตัวกับใครก่อนหรือไม่
ขั้นตอนการจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพ คือ
การเตรียมการ
– กำหนดวาระการประชุม Agenda และเวลาที่จะใช้ในแต่ละวาระ
– เชิญผู้ที่เกี่ยวข้องเข้ามาประชุม เพื่อปรึกษาหารือร่วมกัน
– กำหนดสถานที่ และเวลาที่ใช้ประชุม
การเริ่มการประชุม
– เริ่มประชุมตรงเวลา
– รักษาเวลาในแต่ละวาระ
มารยาทในระหว่างการประชุม
– เปิดใจรับฟัง และกล้านำเสนอ แสดงความคิดเห็น
– เคารพความคิดเห็นของผู้ร่วมการประชุม
– หลีกเลี่ยงการนำ Agenda ส่วนตัวเข้ามาหารือ
– ปิดเสียงโทรศัพท์ ให้ใช้แบบไม่มีเสียง
เมื่อการประชุมเสร็จสิ้้น
– เลิกประชุมตรงตามเวลาที่กำหนด
– กำหนดแผนงานเพื่อติดตามความคืบหน้า
– สรุปรายงานการประชุม (ถ้ามี)
– กำหนดการประชุมครั้งต่อไป
– clear ห้องประชุมให้เรียบร้อย
บทบาทของหัวหน้าในการนำประชุม
- ฟังอย่างกระตือรืนร้นและตั้งใจ
- ถามเพื่อความกระจ่าง
- ถามซ้ำในเรื่องสำคัญ เพื่อให้เกิดความมั่นใจก่อนที่จะมีการสรุปหรือลงมติใดๆ
- หลีกเลี่ยงการใช้อารมณ์ในระหว่างการประชุม
- หลีกเลี่ยงการครอบงำความคิดของสมาชิกผู้ร่วมประชุม
- อย่ายุติการประชุม โดยไม่มีผลประชุมที่ชัดเจน
- พยายามเริ่มประชุมและเลิกประชุมให้ตรงเวลา หรือจบก่อนเวลาที่กำหนดโดยได้ผลสรุปตรงตามวัตถุประสงค์ของการประชุม