Succession Planning คือแผนการสร้างผู้นำให้มีความพร้อมที่จะดำรงตำแหน่งที่สำคัญขององค์กรอย่างต่อเนื่อง โดยให้มีความรู้ ความสามารถ ตามความต้องการขององค์กรทั้งในปัจจุบันและอนาคต
การจัดทำ Succession Planning จะทำให้เรารู้ว่าตำแหน่งไหนในองค์กร ที่เราจะเลือกวีธีสร้าง หรือ ซื้อตัวมา เป็นการป้องกันหรือลดความเสี่ยงให้กับองค์กร ตลอดจนเป็นการสร้าง competitive advantage ให้กับองค์กร
การจัดทำ Succession Planning ส่วนใหญ่ใช้กับตำแหน่งบริหารหรือผู้นำองค์กร แต่ปัจจุบันขยายไปทำกับตำแหน่งอื่นๆด้วย โดยเฉพาะตำแหน่งในสายงานวิชาชีพต่างๆ
กระบวนการจัดทำ Succession Planning
- การสร้างกฎเกณฑ์
- กำหนด Success profile หรือคุณลักษณะเฉพาะของตำแหน่งงาน เช่น กำหนดสมรรถนะทางด้านภาวะผู้นำ หรือ Leadership competency สมรรถนะทางด้านวิชาชีพ หรือ Functional competency และสมรรถนะหลักขององค์กร หรือ Core competency
- กำหนดระดับความคาดหวังของสมรรถนะแต่ละด้าน (expected competency level) ของแต่ละตำแหน่งว่าต้องอยู่ระดับใด
- สร้าง training roadmap หรือแผนการพัฒนา หรือ Learning Solution จะใช้ 70:20:10 เป็นแนวทางในการพัฒนาแต่ละวิชาชีพก็ได้
- สร้างระบบประเมิน competency เพื่อประเมินตัวบุคคล เพื่อหา gap ระหว่าง as is และ to be
- สร้างแนวปฏิบัติหรือขั้นตอนการจัดทำแผนพัฒนาพนักงานเป็นรายบุคคล Individual Development Plan : IDP
2. การดำเนินการ
- การกำหนดตำแหน่งที่เป็น Key Position เช่น ตำแหน่งผู้บริหารที่เป็น Head ในแต่ละ Functions หรือตำแหน่งผู้บริหารระดับ executive ขององค์กร
- การค้นหาผู้ที่อยู่ในข่าย หรือ Talent Pool ขององค์กร องค์กรต้องมีระบบประเมินเบื้องต้นที่จะนำรายชื่อคนที่อยู่ในข่ายมาไว้ใน List หรือ Eligible group
- ประเมินตัวบุคคลทั้งผลการปฏิบัติงาน ประเมินศักยภาพ และประเมินสมรรถนะ
- จัดทำแผนพัฒนารายบุคคล
- ดำเนินการพัฒนาและประเมินผลติดตาม
การบริหารจัดการ
- การบรรจุ แต่งตั้ง โยกย้าย Successor สำหรับผู้ที่มีคุณสมบัติผ่านเกณฑ์ในเวลาที่เหมาะสม
- การติดตามและพิจารณา Succession planning ในภาพรวมนำเสนอคณะผู้บริหารขององค์กร
ตัวอย่างแบบ Succession Planning เพื่อใช้ Monitor และติดตาม
- ระบุชื่อผู้ดำรงตำแหน่งปัจจุบันไว้ที่ด้านบนของผังการบริหารในแต่ละ Function
- ระบุชื่อพนักงานที่สามารถดำรงตำแหน่งแทนได้ทันทีไว้ที่ลำดับที่ 1
- ระบุชื่อพนักงานที่สามารถดำรงตำแหน่งแทนได้แต่ต้องได้รับการพัฒนาใน 1-3 ปีข้างหน้าไว้ที่ลำดับที่ 2
นอกจากนี้หน่วยงานสามารถใส่รูปภาพพนักงาน พร้อมระบุข้อมูลพนักงาน เช่น อายุตัว อายุงาน ระดับพนักงาน และข้อมูลอื่นๆไว้ในผัง Succesion Planning ได้ด้วย
การจัดทำแผน Succession Planning ถือเป็นการพัฒนาผู้นำขององค์กรแบบต่อเนื่อง โดยเฉพาะตำแหน่งสำคัญๆขององค์กรหรือ Key Position ที่มีผลต่อความสำเร็จขององค์กร เป็นการเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขันขององค์กร สุดท้ายแล้วจะทำให้เรารู้ว่า ตำแหน่งไหนที่ต้องสร้าง หรือตำแหน่งไหนที่ต้องซื้อ Build or Buy