OKRs เป็นเครื่องมือบริหารจัดการประเภทหนึ่งที่ช่วยทำให้องค์กรมั่นใจว่าพนักงานทุกคนได้ทุ่มเทความพยายาม focus การทำงานไปในสิ่งที่องค์กรให้ความสำคัญ
เครื่องมือบริหารจัดการแบบเดิมที่เรียกว่า MBO หรือ Management by Objective ยังขาดในเรื่องการควบคุมตนเอง ขาดการ monitor ความคืบหน้า และเป็นลักษณะ top down ที่พนักงานระดับล่างหรือผู้ปฏิบัติงานไม่มีส่วนร่วม ในขณะเดียวกันเครื่องมือที่เราคุ้นเคย KPI ก็ขาดจิตวิญญาณ หรือขาด spirit ของคนทำงาน ตัวเลข KPI ไม่ได้เกิดจากการมีส่วนร่วมของพนักงาน และไม่ทันกับสิ่งที่องค์กรกำลังจะก้าวเดินไป
OKRs. Objective and Key Results
Objective จะเป็นตัวบอกวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายการทำงาน ซึ่งก็คือ What อะไรที่องค์กรจำเป็นต้องทำ อะไรที่สำคัญและเร่งด่วนขององค์กร
Key results หรือวิธีการ ซึ่งก็คือ How องค์กรต้องทำอย่างไร เพื่อให้วัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้สำเร็จ องค์กรจะต้องระบุวิธีการต่างๆ How ต่างๆ โดยต้องระบุตัวเลขที่ใช้ในการวัดผลสำเร็จ พร้อมกำหนดระยะเวลาแล้วเสร็จด้วย
OKR มีด้วยกันหลายระดับ ทั้งระดับองค์กร ระดับทีมงาน และระดับตัวบุคคล ในแต่ละระดับจะมี 3-5 OKRs และในแต่ละ OKRs จะมี 3-5 Key results มีการกระจายจากบนลงล่างและจากล่างขึ้นบน Goal ระดับล่างสุด พนักงานระดับล่างสุดจะเป็นผู้กำหนด OKRs มีลักษณะที่ Flexible สามารถปรับเปลี่ยนได้ และต้องยกระดับเป้าหมายให้สูงขึ้นอยู่เสมอ
ลักษณะที่สำคัญอื่นๆ คือ
1.Focus และ commitment
การที่เรา Focus เปรียบเหมือนเรามีเข็มทิศนำทาง นำทางเราไปสู่สิ่งที่เป็น priority ขององค์กร ซึ่งสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ และการเน้น execution เมื่อเรากำหนด OKRs แล้วนำไปติดไว้ที่บอร์ดของหน่วยงาน เพื่อเราจะได้ monitor ทุกวัน
เมื่อ CEO ได้กำหนด priority OKRs แล้ว ทุกคนก็จะกำหนด OKRs. เพื่อให้ Align กัน
ทุกคนสามารถมองเห็นความคืบหน้า OKRs ของแต่ละคนได้เช่นกัน
2. Align และ Connect
มีการ cascade OKRs หรือกระจายไปตามแต่ละระดับ เป็นลักษณะ top down และ Bottom up ทุกคนพร้อมที่จะปรับ adapt OKRs ของตนเอง ทำให้เกิด cross functional จาก peer to peer จาก team สู่ team ประสานงานกันทั่วทั่งองค์กร
3. Tracking
เราสามารถที่จะ track หรือดูความคืบหน้าทุกเดือน ทุกไตรมาส โดยใช้ mobile app. ได้ ซึ่งจะ real time หรือใช้ digital dashboard รายงานผลว่า OKRs แต่ละตัว On track หรือว่าพึ่งเริ่มต้นหรือว่า stop ก็ได้
ในขณะเดียวกันเราสามารถรู้ Score เช่น 0.0 – 0.3 OKRs อันนี้ถือว่า Fail , OKRs. อันนี้มี progress อันนี้ success เราได้ deliver เรียบร้อยแล้ว OKRs จะเน้นการทำ self asessment ด้วยตนเอง
4. การ stretch เป้าหมาย
OKRs ที่กำหนดขึ้นต้องมีความ Challenge หรือท้าท้าย ในการกำหนด OKRs ในครั้งต่อๆไป ทุก 3 เดือน หรือ ปีถัดไปต้องมีเป้าหมายที่สูงขึ้นหรือทำให้เป้าหมายมีความท้าท้ายมากขึ้นกว่าเดิม
OKRs. ยังเป็นรูปแบบการบริหารผลการปฏิบัติงานแบบต่อเนื่องรูปแบบหนึ่งที่เน้น CFR คือ
Conversation การพูดคุยระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง เรื่อง progress มีการพูดคุยแบบรายเดือน รายไตรมาส และรายปี ในขณะเดียวกันก็ต้องคุยเรื่อง career ด้วย องค์กรจะช่วยหรือ support พนักงานอย่างไรบ้าง
Feedback เป็นการ feedback ซึ่งกันและกันระหว่างหัวหน้าและลูกน้องตลอดจนเพื่อร่วมงาน
Recognition การตะหนักและรับรู้ในความสำเร็จของพนักงาน เป็นการ sharing เรื่องราวของ OKRs ในแต่ละระดับที่ได้สำเร็จ ไม่สำเร็จ หรือแม้กระทั้งการขอบคุณพนักงานที่ทำให้องค์กรประสบความสำเร็จตาม OKRs ที่ตั้งไว้