กำหนดโครงสร้างองค์กรมีผลต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กร หน้าที่ของหัวหน้างานหรือผู้จัดการต้องคอยตรวจสอบและปรับปรุงผังการบริหารให้เหมาะสมกับกลยุทธ์ขององค์กร การปรับผังการบริหารงานเหมือนกับการสร้างความกระชับกระเฉ่ง หรือ Agility ขององค์กรตลอดเวลา แต่ว่าเวลาเราปรับผังโครงสร้างองค์กรแล้ว ต้องตอบโจทย์ของกลยุทธ์ ยุทธศาสตร์ขององค์กร คือ
– Core ของงาน/Process ของงาน Flow เป็นอย่างไร
– Communication / Information กระบวนการในการสื่อสารขององค์กรจะเป็นอย่างไร
– Authority อำนาจการสั่งการจะเป็นอย่างไร
– Motivation ปรับแล้วคนจะเป็นอย่างไร Motivate คนหรือไม่
ขั้นตอนการปรับปรุงผังการบริหารขององค์กร มีดังนี้
- การทบทวนบทบาทหน้าที่และผลการดำเนินงานของหน่วยงาน
- ลูกค้า หรือ key stakeholders ของหน่วยงาน คือใคร
- ความคาดหวัง ของลูกค้า หรือ key stakeholders ของหน่วยงาน คืออะไร
- Mission ของหน่วยงาน คืออะไร
- ทบทวนผลการดำเนินงานของหน่วยงาน
- ตัววัดผลที่สำคัญของหน่วยงาน (KPI) และผลลัพธ์ เทียบกับเป้าหมาย, ทั้งของ action plan และงานประจำ เป็นอย่างไร
- Focused area for improvement คือเรื่องอะไร และอยู่ที่หน่วยงานย่อยใด
- การเทียบผังกับองค์กรชั้นนำ หรือองค์กรที่เป็นคู่แข่งขององค์กร
- Benchmarking with leading organization and our positioning เป็นอย่างไร
- ถ้าเทียบกับองค์กรชั้นนำที่มี function ใกล้เคียงกับท่าน ยังมีโอกาสในการปรับปรุงในเรื่องใดบ้าง
- พิจาณาความซ้ำซ้อนและการตกหล่นของงานที่ยังไม่ได้ทำตามกลยุทธ์ แผนยุทธศาสตร์ขององค์กร
- พบความซ้ำซ้อนระหว่างหน่วยงานในองค์กรหรือไม่
- พบการตกหล่นของงานบ้างหรือไม่ (งานที่ยังไม่มีผู้รับผิดชอบ)
- การปรับปรุงผังโครงสร้างองค์กร
- โอกาสการปรับปรุงเรื่องนั้นต้องการ big change ระดับที่โครงสร้างปัจจุบันไม่สามารถทำให้เป็นจริงได้หรือไม่ หรือทำเป็น project ในรูปของคณะทำงานไปก่อนได้หรือไม่ เมื่อได้แผนปรับปรุงผังการบริหารโครงสร้างองค์กรแล้ว อาจต้องนำไปหารือลูกค้า ผู้รับบริการ หรือผู้เกี่ยวข้องเพื่อนำมาปรับใช้ให้เหมาะสมต่อไปด้วย ส่วนใหญ่แล้วสายการบังคับบัญชาไม่ควรเกิน 3 ชั้น และ Span of control ไม่ควรเกิน 8 หน่วยงานย่อย
6. การวิเคราะห์อัตรากำลังพล
- วิเคราะห์ความต้องการอัตรากำลัง /Work Load/Manpower Analysis โดยสามารถเกลี่ยอัตรากำลังไปให้ภารกิจอื่นที่มีความจำเป็นได้หรือไม่ หรือจะขอเกลี่ยอัตรากำลังจากหน่วยงานอื่น
สรุปหน้าที่ของหัวหน้างานหรือผู้จัดการต้องคอย monitor ผังการบริหารงานของหน่วยงานให้มีความเป็น Agility ให้สอคคล้องกับทิศทางขององค์กร และเพื่อให้องค์กรมีความกระชับกระเช้ง กระตุ้นเรื่องการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา โดยส่วนใหญ่จะพิจารณาทุกๆ 2 ปีหรือตามแผนงานยุทธศาสตร์ขององค์กรที่เปลี่ยนแปลงไป