หัวหน้างานที่ดีต้องรู้จักวิธีการปรับปรุงงาน ไม่มีวิธีการทำงานวิธีใดที่ดีที่สุด แต่มีวิธีที่ดีกว่า เพื่อให้งานที่ปฏิบัติมีความคล่องตัวง่ายขึ้น สะดวกขึ้นและมีประสิทธิภาพมากกว่า
หลักการปรับปรุงงาน
1.การรวมงาน ในการปรับปรุงงานนั้น อาจมีบางงานที่สามารถรวมเป็นงานเดียวกันได้ หรือบางหน่วยงานทำงานซ้ำซ้อนกันก็อาจรวมกันทำไว้ที่จุดเดียวหรือหน่วยงานเดียวกันก็ได้
2. การลดขั้นตอนในการทำงาน เราพิจาณาลดขั้นตอนในการทำงานเพื่อให้ลูกค้าหรือผู้รับบริการมีความสะดวกและรวดเร็วขึ้นกว่าเดิม
3.การเลือกวีธีทำงานที่ง่ายกว่า งานบางอย่างเราสามารถจ้างภายนอกเป็นผู้ทำ ซึ่งจะทำให้ง่ายและสะดวกกว่าที่จะใช้คนภายในเป็นคนทำ เราเรียกว่า outsoruce
4. การเปลี่ยนระบบหรือวิธีการทำงานใหม่ เช่น การนำเระบบ Automation มาใช้งาน นำระบบคอมพิวเตอร์มาปรับใช้กับการทำงาน หรือการกำหนด procedure ขั้นตอนการทำงานใหม่ที่เน้นหรือเพิ่มเรื่องความปลอดภัยในการทำงานมากยิ่งขึ้น
ขั้นตอนการปรับปรุงงาน
- กำหนดงานที่ต้องการปรับปรุง หัวหน้างานต้องเลือกงานที่จะทำการปรับปรุง เนื่องจากว่างานนั้นใช้เวลามากเกินไป หรือใช้คนทำงานมากเกินไป หรือเสียค่าใช้จ่ายในการทำงานสูง หรืองานที่มักจะไม่เสร็จตามเวลาที่กำหนด
- กำหนดวัตถุประสงค์ของการปรับปรุงงาน หัวหน้างานต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของการปรับปรุงงานให้ชัดเจนว่าจะปรับปรุงงานเพื่ออะไร เช่น เพื่อลดขั้นตอน เพื่อประหยัดเวลาในการทำงาน เป็นต้น
- รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน ว่างานนั้นทำไปทำไม งานนั้นทำอะไร งานนั้นทำที่ไหน งานนั้นทำเมื่อใด งานนั้นใครเป็นคนทำ งานนั้นทำอย่างไรมีขั้นตอนการทำอย่างไร
- เขียนการไหลของงาน เป็นการจัดทำ work flow ของงาน จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของงานมีกี่ขั้นตอน ทางเดินของงาน การตรวจสอบ และความล่าช้าในการปฏิบัติงานเกิดขึ้นที่ขั้นตอนใด
- พัฒนาแนวทางในการปรับปรุงงาน เป็นการพิจารณา work flow สภาพปัจจุบัน โดยพิจารณาว่า ทำไมต้องทำ ทำอย่างอื่นๆได้มัย หรือทำอะไรที่ดีกว่า หรือยกเลิกขั้นตอนนั้นๆได้หรือไม่
- เลือกแนวทางในการปรับปรุงงาน เป็นการเลือกแนวทางปฏิบัติที่สามารถเป็นไปได้และปฏิบัติได้ และเปรียบเทียบจำนวนขั้นตอนปัจจุบันกับจำนวนขั้นตอนการปฏิบัติใหม่ว่าเหลือกี่ขั้นตอน
- ปฏิบัติและประเมินผล ต้องนำ work flow ใหม่ที่เลือกแล้ว ไปแจ้งสื่อสารให้กับผู้ปฏิบัติงาน ผู้ที่เกี่ยวข้องได้ทราบ เพื่อสร้างความเข้าใจในการทำงานร่วมกัน และติดตามแก้ปัญหากรณีมีปัญหาเกิดขึ้นตามมาหลังจากการปรับปรุงงาน เป็นวงจร PDCA ในการจัดทำมาตรฐานการปฏิบัติงานต่อไป
สรุปการปรับปรุงงานเป็นหน้าที่ของหัวหน้างานที่มีความสำคัญ เป้าหมายคือการสร้างคุณค่าหรือ Value ให้กับลูกค้า ให้กับองค์กร และผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องทุกคน