ชีวิติมนุษย์เรามีเกิด แก่ เจ็บ และตาย ลักษณะขององค์กรก็เช่นกัน มีระยะเริ่มต้น ระยะเจริญเติบโต ระยะเติบโตเต็มที่ และระยะเสื่อมถอย สาเหตุของการเสื่อมถอย เช่น สินค้าของเราไม่เป็นที่ต้องการของตลาดแล้ว สินค้าของเรามีสินค้าใหม่เข้ามาทดแทน หรือเราไม่ได้มีการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่ สาเหตุมาจากทั้งปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอก การที่จะทำให้องค์กรกลับมาเติบโตใหม่นั้น เราต้องทำการปรับปรุงสินค้าและบริการใหม่ ยุคนี้ต้องนำเรื่อง Robot, Automation หรือ Digital เข้ามาใช้ในการปรังปรุงด้วย
การบริหารการเปลี่ยนแปลง ถ้าเราใช้ Model ของ Kurt Lewin ก็มี 3 step คือ
- การเขย่า หรือ unfreezing จากเดิมที่อยู่กันใน confort zone ผู้บริหารต้องลุกขึ้นมาบอก มาชี้แนะนำทาง เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง จะใช้วิธี Push หรือ วิธี Pull ก็ได้ Push คือวิธีการบังคับ สั่งการ แต่วิธี Pull คือการกระตุ้น ส่งเสริม ชักจูงให้ทุกคนยอมรับและเริ่มเปลี่ยนแปลง
- การเปลี่ยนแปลงหรือ Change ผู้บริหารต้องให้ความรู้ หรือฝึกทักษะใหม่ให้กับพนักงาน และต้องติดตามความคืบหน้าของการเปลี่ยนแปลง
- การสร้างให้เกิดวัฒนธรรมการทำงานใหม่ หรือ Refreezing คือการฝั่งลึกวิธีการทำงานแบบใหม่ลงไป โดยทำให้เกิด standard การทำงานใหม่ เกิด Culture ใหม่
การบริหารการเปลี่ยนแปลงอีก Model หนึ่งที่นิยมใช้กัน คือของ Kotter ซึ่งมีทั้งหมด 8 step คือ
- การสร้างการเกิดการตระหนักความจำเป็นที่ต้องเปลี่ยนแปลง sense of urgency ผู้บริหารต้องบอกและชี้ให้พนักงานเห็นถึงความจำเป็นว่าทำไมต้องเปลี่ยนแปลง จะเกิดผลดีต่อองค์กรและตัวพนักงานอย่างไร
- การสร้างทีมหรือตั้งคณะทำงาน ที่จะมีหน้าที่ขับเคลื่อนให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ควรประกอบด้วยคนที่หลากหลาย หรือตัวแทนจากแต่ละหน่วยงาน
- กำหนดวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ ผู้บริหารต้องกำหนดภาพในอีก 3 ปีข้างหน้า องค์กรจะเป็นอย่างไร และมีวิธีการที่จะทำให้ภาพในอีก 3 ปีข้างหน้าเกิดขึ้นจริงได้อย่างไร อะไรต้องทำก่อน อะไรคือ Quick win ปีที่ 1 ปีที่ 2 ปีที่ 3 จะต้องทำอะไร มีทีมใดเป็นผู้รับผิดชอบ เป้าหมายคืออะไร มีอะไรเป็น Critical success factor มีอะไรที่ Chalenge รออยู่
- การสื่อสาร ผู้บริหารหรือคณะทำงานต้องสือสารวิสัยทัศน์ และกลยุทธ์ให้พนักงานทุกคนรับทราบ เพื่อจะได้มีเป้าหมายเป็นไปในแนวทางเดียวกัน
- การขจัดอุปสรรค เวลาเราทำเรื่อง Change management ย่อมต้องมีการต่อต้าน เราจะต้องคาดการณ์ว่าจะมีการต่อต้านที่จุดใด กลุ่มใด และทำการอธิบายเพื่อให้เข้าใจ ขอการสนันสนุน หรือหากจำเป็นอาจต้องใช้ไม้แข็ง หรือตัดไม่ให้เข้ามามีส่วนร่วมสำหรับบางกรณีบาง Case ถ้าปล่อยไว้อาจเป็นปัญหาในอนาคต
- การฉลองความสำเร็จระยะสั้น ทั้งนี้เพื่อกระตุ้นและยกย่องพนักงานที่มาช่วยกันทำงาน ทำการปรับปรุงแบบค่อยเป็นค่อยไป
- ทำการเปลี่ยนแปลงต่อไป ตามแผนงานที่วางแผนไว้ เมื่อรวมความสำเร็จทั้งหมด เท่ากับได้เปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ตามที่ตั้งเป้าหมายไว้
- การสร้างวัฒนธรรมใหม่ เพื่อเป็นการปลูกฝังสิ่งที่เราทำการเปลี่ยนแปลงนั้นจะยั่งยืน ไม่กลับไปทำสิ่งเดิมอีก เป็นการกำหนดวิธีคิด วิธีการทำงานแบบใหม่ทั่วทั้งองค์กร
สำหรับยุค digital นี้ที่ต้องการความรวดเร็ว การกำหนดวิสัยทัศน์หรือวิธีการสามารถปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลา ตามความต้องการของลูกค้าและเน้น Speed ความรวดเร็ว และ Flexible ความยืดหยุ่นในการบริหารงาน และเชื่อว่าพนักงานมี Change skill พร้อมรับการเปลี่ยนแปลงตลอดอยู่แล้ว และให้เชื่อมั่นในตัวพนักงาน หรือ Trust พนักงาน ที่ไม่ต้องไปบังคับหรือสือข้อความมากแบบสมัยก่อน สำหรับแผนงานที่มีแผนหลายแผน ต้องค่อยจัด priority อยู่เสมอ ตามความต้องการของลูกค้า สรุปปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลา step ของการทำ change ก็จะไม่เป็นแบบ 1 ไป 2 หรือ 3 อะไรก็หยิบขึ้นมาทำก่อนได้
ปัญหาก็คือว่าเรามีพนักงานที่เข้าใจ concept วัฒนธรรมการทำงานแบบ Agie และเน้นการบริหารงานแบบ Okrs แล้วยัง?