HR สามารถเพิ่ม Productivity ด้วยการทำ Lean โดยการลด Waste ภาระงานหรือกิจกรรมในงานด้าน HR ที่ไม่ได้สร้าง Value ให้กับองค์กร ด้วยขั้นตอนในการดำเนินการ 7 ขั้นตอน ดังนี้
- ที่มาของการปรับปรุง Background ต้องนำเรื่องที่เป็น Waste ในงาน HR ที่ไม่ได้สร้างคุณค่าหรือ Value นำมาเป็นหัวเรื่องในการปรับปรุง การค้นหาเรื่องทำได้หลายวิธีการ เช่น
Top Down หัวหน้าสั่งการ เลือกเรื่องให้ทีมนำไปปรับปรุง
Bottom Up ให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วม
Team Meeting ประชุมทีมร่วมกัน
Survey ทำการสำรวจหรือออกแบบสอบถาม เก็บข้อมูล และเลือกเรื่องที่สำคัญ
Outside In เดินไปถามผู้รับบริการโดยตรง ว่ามีความคิดเห็นอย่างไร
2. สภาพปัจจุบัน Current Conditions แสดงข้อมูลหรือสภาพปัจจุบัน โดยทำกราฟ อธิบายเรื่อง stake holder ที่เกี่ยวข้องและ need หรือ value ที่ลูกค้าต้องการ
3. ตั้งเป้าหมาย Goal/Targets ตั้งเป้าหมายเพื่อปรับปรุง เช่น defects ต้องเป็นศูนย์หรือ 100% ส่งมอบ on time หรือลด cost 10% เป็นต้น
4. การวิเคราะห์ Analysis เพื่อวิเคราะห์หาสาเหตุ เช่นใช้เครื่องมือ ผังก้างปลา cause and effect diagram ใช้คำถาม 5W ใช้กราฟ Pareto, Histogram ช่วย ใช้เครื่องมือทางสถิติ ช่วยเช่น ค่า Range, Mean, Median, Mode เป็นต้น
5. การกำหนดแนวทางแก้ปัญหา และเลือกแนวทางแก้ปัญหา Proposed option โดยใช้เครื่องมือ Tool ต่างๆ ช่วย เช่น
5ส สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ สร้างเสริมลักษณะนิสัย
Value Stream Mapping ตรวจสอบขั้นตอนการทำงาน ขั้นตอนไหนสร้างคุณค่า ให้คงไว้ ขั้นตอนไหนไม่สร้างคุณค่าให้ตัดทิ้ง
Visual control แผงการควบคุมด้วยสายตา
Kanban หรือ pull schedule แสดงการไหลหรือ flow ความคืบหน้าของงานต่างๆ
Automation ใช้การควบุคุมตัวเองโดยอัตโนมัติ เข้าช่วยปรับปรุงการทำงาน
Kaizen เป็นการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง หรือ TQC
Preventive Maintenance เป็นการบำรุงรักษาเชิงป้องกัน
Statistical process control เป็นการควบคุมกระบวนการทางสถิติ
Standard work การกำหนดมาตรฐานงาน การจัดทำ Manual หรือ procedure ขั้นตอนการทำงานที่เป็นมาตรฐานไว้ให้ปฏิบัติตาม
6. การกำหนดแผนงาน Timeline และผู้รับผิดชอบ RACI ในแต่ละ step ของแผนงาน
R – Responsible ผู้ปฏิบัติงาน หรือผู้ได้รับมอบหมายให้ทำ
A- Accountable ผู้รับผิดชอบในผลสำเร็จ
C- Consult ผู้ให้คำปรึกษา หรือเวลามีปัญหา ต้องขอคำแนะนำจากใคร
I-Inform ผู้ที่ต้องรับรายงาน หรือรายงานใคร
7. การติดตามและการควบคุม Follow up and control เป็นการประชุมและติดตามความคืบหน้า เป็นรายสัปดาห์ เป็นรายเดือน เป็นต้น
สรุป ขั้นตอนทั้ง 7 ข้อเป็นตัวอย่างของการปรับปรุง Productivity ที่เรานำ Concept เรื่อง Lean มาปรับใช้กับกระบวนการทำงานของงาน HR ทั้งนี้เพื่อเพิ่มผลผลิต (Productivity) ให้กับองค์กร